E-Rechnung einrichten: Was Betriebe bis 2027 und 2028 tun müssen
Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon seit 2025. Ab Januar 2027 müssen größere Betriebe sie auch verschicken, ab 2028 alle. Hier steht, was für Sie gilt und wie die Umstellung ohne Chaos klappt.
Drei Daten, die Sie kennen sollten.
- 01.01.2025Gilt schon
Jedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen und verarbeiten können.
- 01.01.2027In wenigen Wochen
Betriebe mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Jahr 2026 müssen Rechnungen an Firmen als E-Rechnung ausstellen.
- 01.01.2028Für alle
Die Übergangsfrist endet. Rechnungen an andere Unternehmen sind dann grundsätzlich E-Rechnungen, unabhängig vom Umsatz.
Was gilt für Ihren Betrieb?
Drei Fragen, dann sehen Sie, ab wann Sie E-Rechnungen verschicken müssen und was bis dahin zu tun ist.
Beantworten Sie die drei Fragen.
- E-Rechnungen empfangen
- seit 01.01.2025
- E-Rechnungen ausstellen
- –
Vereinfachte Orientierung nach Stand Oktober 2026, keine Steuerberatung. Im Einzelfall entscheidet Ihr Steuerberater.
Ein PDF per Mail ist keine E-Rechnung.
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den ein Programm ohne Abtippen einlesen kann. Er muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind zwei Formate üblich.
XRechnung
Reine XML-Datei, für Menschen ohne passendes Programm unlesbar. Standard bei Rechnungen an Behörden.
ZUGFeRD
Ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Menschen lesen das PDF, Programme die Daten. Ab Version 2.0.1 und im passenden Profil eine gültige E-Rechnung.
PDF, Scan, Foto
Gilt als „sonstige Rechnung“. Bis Ende 2026 mit Zustimmung des Empfängers noch erlaubt, kleinere Betriebe dürfen sie bis Ende 2027 nutzen.
In fünf Schritten eingerichtet.
Die meisten Betriebe brauchen dafür keine neue Software, sondern eine saubere Einrichtung dessen, was schon da ist.
Ein Postfach für Rechnungen
Eine feste Adresse, zum Beispiel rechnung@ihre-firma.de, die Sie allen Lieferanten mitteilen. So landet keine E-Rechnung im Postfach eines Mitarbeiters, der gerade im Urlaub ist.
E-Rechnungen lesbar machen
Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Ihr Buchhaltungs- oder Handwerkerprogramm muss sie anzeigen können, sonst braucht es einen Viewer.
Richtig ablegen
Die E-Rechnung muss im Originalformat aufbewahrt werden, also als XML-Datei und nicht nur als Ausdruck. Für Rechnungen gilt eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren, unveränderbar und auffindbar.
Ausstellen umstellen
Ihr Rechnungsprogramm muss XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen können. Viele Programme können das nach einem Update, es muss nur eingerichtet und getestet werden.
Steuerberater einbinden
Klären Sie, wie die Rechnungen zum Steuerberater kommen, zum Beispiel über DATEV. Dann tippt niemand mehr Belege ab.
Wann Sie keine E-Rechnung ausstellen müssen.
Rechnungen an Privatkunden
Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen. Der Handwerker, der beim Privatkunden das Bad saniert, darf weiter wie bisher abrechnen.
Kleinbetragsrechnungen
Rechnungen bis 250 € brutto sind ausgenommen, zum Beispiel der Kassenbon aus dem Baumarkt.
Kleinunternehmer
Wer ohne Umsatzsteuer abrechnet, muss keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen können muss er sie trotzdem.
Bestimmte steuerfreie Leistungen
Für einige umsatzsteuerfreie Leistungen, etwa Heilbehandlungen in Arztpraxen, gilt die Ausstellungspflicht nicht. Ihr Steuerberater weiß, was bei Ihnen zutrifft.
Fahrausweise sind ebenfalls ausgenommen. Die Ausnahmen betreffen nur das Ausstellen. Empfangen und ablegen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen ihrer Lieferanten.
Die Technik richten wir ein. Die Steuerfragen klärt Ihr Steuerberater.
Wir kümmern uns um alles, was mit Programmen, Postfächern und Ablage zu tun hat, und stimmen uns direkt mit Ihrem Steuerberater ab. [Mit Hendrik bestätigen]
- EmpfangPostfach
Eine Adresse für Rechnungen, von der aus nichts verloren geht, auch wenn jemand krank ist.
- AblageAcht Jahre
Originaldateien sicher abgelegt, gesichert und wiederauffindbar, mehr dazu unter IT-Sicherheit & Backup.
- AusstellenIhr Programm
Rechnungsprogramm oder Handwerkersoftware eingerichtet und mit einer Testrechnung geprüft.
Wenn Sie 2026 mehr als 800.000 € Umsatz haben, wird es knapp. Die Umstellung sollte bis Ende Dezember laufen.
Jetzt Termin vereinbarenWas Betriebe zur E-Rechnung fragen.
Reicht es, wenn ich meine Rechnungen als PDF per Mail verschicke?
Bis Ende 2026 ja, wenn der Empfänger zustimmt. Danach nur noch, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 bei höchstens 800.000 € lag, und auch dann nur bis Ende 2027. Ab 2028 nicht mehr.
Muss ich auch Privatkunden eine E-Rechnung schicken?
Nein. Die Pflicht gilt nur für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. An Privatkunden können Sie weiter wie bisher abrechnen.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen müssen acht Jahre aufbewahrt werden, und zwar im Originalformat. Bei einer XRechnung ist das die XML-Datei, ein Ausdruck reicht nicht.
Brauche ich ein neues Programm?
Meistens nicht. Viele Buchhaltungs- und Handwerkerprogramme können E-Rechnungen nach einem Update. Wichtig ist, dass jemand sie richtig einrichtet und mit einer Testrechnung prüft.
Was gilt bei Rechnungen an Behörden?
Viele öffentliche Auftraggeber verlangen schon seit Jahren E-Rechnungen, meist im Format XRechnung und über ein eigenes Portal. Das läuft unabhängig von den Fristen für Firmenkunden.
Was ist, wenn ich die Frist verpasse?
Dann entspricht Ihre Rechnung nicht den Vorgaben, und Ihr Kunde kann Probleme mit dem Vorsteuerabzug bekommen. Viele Firmenkunden bestehen deshalb auf einer korrekten E-Rechnung. Klären Sie Details mit Ihrem Steuerberater.
Die Umstellung soll ohne Chaos laufen?
Rufen Sie an und sagen Sie uns, mit welchem Programm Sie heute Rechnungen schreiben. Wir sagen Ihnen, was zu tun ist, und richten es ein.
05502 9990230