IT für Kanzleien in Göttingen und Umgebung
Mandantendaten, die nur die Richtigen sehen, Fristen, die kein Update gefährdet, und ein IT-Dienstleister, der schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichtet ist. Für Anwalts- und Steuerkanzleien.
Verschwiegenheit schriftlich vereinbart · Updates nie kurz vor einer Frist
Wer darf in Ihrer Kanzlei was sehen?
Jeder sieht, was er für seine Arbeit braucht, und nicht mehr. So sieht eine typische Rechtevergabe aus. Wählen Sie eine Rolle.
Beispiel. Die Rechte in Ihrer Kanzlei legen wir gemeinsam mit Ihnen fest.
Welche Lücken hat Ihre Kanzlei?
Sechs Fragen, eine Minute. „Weiß nicht“ ist auch eine Antwort, und meistens eine wichtige.
Ihre Antworten bleiben in Ihrem Browser. Es wird nichts gespeichert oder gesendet.
Vom Postfach bis zum Aktenarchiv.
Acht Leistungen, jede so erklärt, wie sie in einer Kanzlei aussieht. Sie nehmen nur, was Sie brauchen.
Die Kanzlei arbeitet, die Technik läuft im Hintergrund.
Rechner, Server und Kanzleisoftware überwachen wir aus der Ferne. Updates laufen nach Kanzleischluss und nie kurz vor einer Frist. Unsere Mitarbeit ist schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichtet.
Beispiel: Freitag, 16 Uhr, eine Frist läuft um Mitternacht ab. Jetzt stört kein Update den Versand.
Mandanten erreichen das Sekretariat, nicht die Warteschleife.
Anrufe gehen ans Sekretariat, bei Besetzt an die Kollegin, auf Wunsch direkt an die zuständige Anwältin. Außerhalb der Sprechzeiten nennt eine Ansage die Zeiten. Rückrufe vom Handy zeigen die Kanzleinummer.
Beispiel: Der Anwalt ist bei Gericht. Der Anruf landet beim Sekretariat, das einen Rückruf notiert, statt im Nichts.
Mandantendaten verschlüsselt, Zugriffe geregelt.
Laptops und Datenträger sind verschlüsselt, Anmeldungen mit zweitem Faktor geschützt. Wer welche Akte öffnen darf, ist sauber festgelegt. Die Sicherung liegt verschlüsselt außer Haus.
Beispiel: Ein Laptop bleibt im Zug liegen. Die Akten darauf kann niemand lesen.
Ein Netz für die Kanzlei, ein anderes für Mandanten.
Gäste-WLAN für Mandanten im Besprechungsraum, streng getrennt vom Kanzleinetz. Scanner, Drucker und Diktiergeräte sind sauber eingebunden. Fürs Homeoffice gibt es einen sicheren Zugang, damit keine Akte auf einem privaten Rechner landet.
Beispiel: Der Mandant surft im Besprechungsraum im Gäste-WLAN und kommt nicht in die Nähe der Akten.
E-Mail und Kalender, abgestimmt auf die Schweigepflicht.
Postfächer, gemeinsame Kalender für Termine und Fristen, Teams für Abstimmungen im Haus. Rechte, Verschlüsselung und Aufbewahrung richten wir so ein, dass sie zu Ihren Berufspflichten passen. Ob Mandantendaten in die Cloud dürfen, klären wir vorher mit Ihnen.
Beispiel: Urlaubsvertretung: Die Kollegin sieht den Fristenkalender, nicht das ganze Postfach.
Archiv und Eingang nachts im Blick, Mandanten nie im Bild.
Kameras sichern Eingang und Archivraum außerhalb der Öffnungszeiten. Besprechungsräume und Arbeitsplätze bleiben tabu. Aufzeichnungen löschen sich nach kurzer Zeit von selbst.
Beispiel: Nachts bewegt sich etwas im Archivraum. Das Bild kommt aufs Handy, tagsüber zeichnet die Kamera nichts auf.
Vertrauen schaffen, bevor der Mandant anruft.
Rechtsgebiete verständlich erklärt, die Berufsträger mit Foto und Schwerpunkt, eine einfache Terminanfrage. Die Seite lädt schnell und enthält die berufsrechtlichen Angaben im Impressum.
Beispiel: Ein Mandant findet in zwei Klicks, wer bei Ihnen für Arbeitsrecht zuständig ist.
Gefunden werden, wenn jemand dringend Rat braucht.
Mandanten suchen nach Rechtsgebiet und Ort, oft unter Zeitdruck. Wir pflegen Ihr Google-Profil mit Fachgebieten und Sprechzeiten und sorgen dafür, dass KI-Suchen Ihre Schwerpunkte richtig wiedergeben.
Beispiel: Jemand sucht abends nach einem Anwalt für Arbeitsrecht in Göttingen und findet Sie mit Sprechzeiten und Bewertungen.
Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Der Schnellcheck zeigt in einer Minute, welche Lücken Ihre Kanzlei hat.
In 1 Minute prüfenIhre Schweigepflicht endet nicht am Serverschrank.
Wer Ihre IT betreut, sieht zwangsläufig Mandantendaten. Deshalb gelten für Ihren IT-Dienstleister dieselben Regeln wie für Ihre Mitarbeiter.
- § 203 StGBVerschwiegenheit
Berufsgeheimnisse sind strafrechtlich geschützt, auch dann, wenn Dienstleister an ihnen mitwirken.
- § 43e BRAO · § 62a StBerGDienstleister verpflichten
Anwälte und Steuerberater dürfen externe Dienstleister einbinden, wenn diese in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet sind.
- Art. 32 DSGVOStand der Technik
Mandantendaten brauchen angemessenen Schutz: Verschlüsselung, Zugriffsregeln, geprüfte Sicherung.
Wir unterschreiben die Verschwiegenheitsverpflichtung, bevor wir das erste Mal auf Ihre Systeme zugreifen. Dazu kommt ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Unterlagen anfordernAllgemeine Orientierung, keine Rechtsberatung. Die Anforderungen für Ihre Kanzlei klären Sie im Zweifel mit Ihrer Kammer.
Programme, die wir in Kanzleien kennen.
- [Kanzleisoftware 1]
- [Kanzleisoftware 2]
Akten, Fristen, Abrechnung.
- [beA]
- [beSt]
Elektronischer Versand an Gerichte und Behörden.
- [Diktatsoftware]
- [Scanlösung]
Vom Diktiergerät bis zur digitalen Akte.
Ihr Programm ist nicht dabei? Wir sprechen direkt mit dem Hersteller, damit Sie nicht zwischen zwei Hotlines hängen.
[Kanzlei] aus [Ort].
- Vorher
[Was war los? Ein bis zwei Sätze.]
- Was wir gemacht haben
[Ein bis zwei Sätze.]
- Heute
[Ein bis zwei Sätze.]
[Wörtliches Zitat des Kunden, gern aus der Google-Bewertung]
Das fragen Kanzleien vor dem ersten Termin.
Unterschreiben Sie eine Verschwiegenheitsverpflichtung?
Ja, in Textform, bevor wir auf Ihre Systeme zugreifen, dazu einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. [Mit Hendrik bestätigen]
Dürfen Mandantendaten in die Cloud?
Unter Voraussetzungen ja: Der Anbieter muss vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet sein, und die Daten müssen angemessen geschützt sein. Wir prüfen mit Ihnen, was das für Ihre Kanzlei bedeutet. Die Entscheidung treffen Sie, im Zweifel nach Rücksprache mit Ihrer Kammer.
Betreuen Sie auch beA und beSt?
[Mit Hendrik klären: Einrichtung und Betreuung der Postfächer, Kartenleser, Sicherheitstoken.]
Wie schützen Sie uns vor einem Ausfall kurz vor einer Frist?
Updates laufen nach Kanzleischluss und nie in kritischen Zeiten. Fällt ein Rechner aus, arbeiten Sie am nächsten weiter, weil die Akten auf dem Server liegen. Und die Sicherung ist geprüft, nicht nur eingeschaltet.
Können wir Akten von zu Hause bearbeiten?
Ja, über einen sicheren Fernzugriff auf die Kanzlei. Die Akten bleiben dabei auf dem Server und landen nicht auf dem privaten Rechner.
Was passiert, wenn jemand die Kanzlei verlässt?
Am letzten Arbeitstag sperren wir alle Zugänge. Die Akten bleiben vollständig in der Kanzlei, weil sie nie auf einem persönlichen Gerät lagen.
Vertraulich von Anfang an.
Erzählen Sie kurz, wie Ihre Kanzlei aufgestellt ist und welche Software Sie nutzen. Die Verschwiegenheitsverpflichtung bringen wir zum ersten Termin mit.
05502 9990230